Jelle werkt sinds 2020 bij Gemeente Apeldoorn, waar hij zich in eerste instantie richtte op het implementeren van Microsoft-oplossingen. Inmiddels is hij projectleider binnen het team Informatie, Projecten en Advies (IPA), en speelde hij een centrale rol in de implementatie van Atlas. In dit interview deelt Jelle zijn ervaringen met de keuze voor Pantyr en hoe het implementatieproces verliep.
Laten we bij het begin beginnen. Waarom heeft gemeente Apeldoorn voor Atlas gekozen?
“Hoewel ik meestal later in het proces betrokken raak, was ik in dit geval wel bij de marktverkenning betrokken. We hebben eerst met een kleine groep gekeken naar wat andere gemeenten al deden en op basis daarvan stelden we een shortlist op. De keuze voor Pantyr werd uiteindelijk gemaakt, omdat we Atlas domeinoverstijgend kunnen inzetten en omdat we erg onder de indruk waren van het gebruiksgemak. En uiteraard omdat het voldoet aan alle ‘harde’ eisen, zoals informatiebeveiliging, privacy en data portabiliteit om de hoek komen kijken.”
Hoe verliep de implementatie van Atlas?
“Dat ging erg soepel. Nadat we de knoop hadden doorgehakt, verliep de implementatie heel snel. Binnen twee maanden na de aankoop was alles rond. En dat had misschien wel nog sneller gekund, maar vanuit onze kant was het qua planning en alle collega’s in een ruimte krijgen het snelste wat we konden doen.”
Wat hebben jullie dan allemaal gedaan in die periode?
“We hadden een aantal ontwerpsessies waarin we samen met Joey en de verantwoordelijke collega’s van het domein zorg en het domein veiligheid stap voor stap het proces doornamen.
We hebben voor ieder domein drie ontwerpsessies gepland met een kleine groep. Maar na twee sessies waren we eigenlijk al klaar. Afsluitend hebben we nog een terugkomsessie georganiseerd, zodat alle stakeholders nog feedback konden geven.”
Wat maakt de samenwerking met Pantyr zo prettig?
“Dat komt door een aantal zaken. Allereerst is het contact met Pantyr heel laagdrempelig. Over de meeste zaken bellen of appen we even, dus er is niet altijd eindeloze stroom van e-mails nodig om zaken te regelen. Het zijn juist dat soort kleine dingen die ervoor zorgen dat we snel kunnen schakelen en beslissingen nemen.
Daarnaast is Atlas altijd in ontwikkeling en dat merk je ook aan de organisatie. Zo hadden wij bij de implementatie ook gelijk wat zaken op ons wensenlijstje, wat direct is meegenomen in de roadmap, zodat we binnenkort die nieuwe functionaliteiten in Atlas kunnen gebruiken. Die co-creatie is in die zin erg fijn. Zo werken we nu bijvoorbeeld aan het archiveringsproces en de automatische vernietiging van data volgens de Archiefwet.”
Zijn er lessen die je uit dit project meeneemt voor toekomstige implementaties?
“Nou, niet zozeer lessen, maar het was wel een heel fijn project. Het werd mij ook erg makkelijk gemaakt, omdat Atlas eigenlijk kant-en-klaar beschikbaar is. We hoefden niet veel bij te sturen; alles stond er al, waardoor we direct door konden met de eerste uitwerking. Die basis maakt het voor iedereen makkelijker om snel te schakelen.”
En, last but not least, je had het al over jullie security eisen. Voldoet Atlas aan de eisen van gemeente Apeldoorn?
“Klopt, Binnen de gemeente hebben wij een SOC-team dat gespecialiseerd is op het gebied van security. Bij de implementatie van een nieuwe applicatie hanteren wij intern een verplichting om deze applicatie een security test te laten doorlopen. Uiteraard voldoet Atlas aan alle benodigde eisen, maar wij gaan graag nog net even wat verder. En natuurlijk komen er altijd dingen naar boven, hoe goed je ook denkt dat het staat. Maar Pantyr reageerde snel op onze bevindingen. We hebben gezamenlijk afspraken gemaakt om hiermee aan de slag te gaan.
Wil je graag meer weten over de werkwijze van Atlas en hoe ons systeem ook in jouw gemeente domeinoverstijgend kan werken? Joey van Haasen vertelt je er graag meer over. Je kunt hem bereiken via joey@pantyr.nl of bel 06 5240 7152.
Zou je graag de ervaringen van gemeente Apeldoorn willen bespreken? Dat kan. Neem contact op met Joey via joey@pantyr.nl , zodat hij jullie met elkaar in contact kan brengen.